Защита персональных данных – одна из наиболее актуальных и важных тем современного бизнеса. С развитием цифровых технологий и увеличением объемов информации, содержащей персональные данные, стало необходимым правильно управлять этой информацией и защищать ее от несанкционированного доступа и использования. В этой связи, с 1 марта 2023 года, вступают в силу новые требования в отношении обработки персональных данных в компаниях.
Персональные данные — это информация, позволяющая идентифицировать определенного человека. К таким данным относятся ФИО, адреса, телефонные номера, e-mail адреса, IP-адреса, идентификационные номера, информация о здоровье, фотографии и прочая информация. В связи с этим, компаниям, обрабатывающим персональные данные, необходимо соблюдать определенные требования и предоставлять необходимые документы, чтобы защитить конфиденциальность персональной информации.
В данной статье мы рассмотрим 10 наиболее важных документов, которые должны быть разработаны и введены в действие в компаниях с 1 марта 2023 года. Наличие этих документов поможет обеспечить соответствие компании требованиям по защите персональных данных и установленным нормам законодательства.
Документы для работы с персональными данными
В компаниях, занимающихся обработкой персональных данных, оказывается необходимым разработать и внедрить определенную документацию, которая регламентирует процессы работы с персональными данными согласно законодательству. Ниже представлен список 10 документов, которые станут неотъемлемой частью работы с персональными данными с 1 марта 2023 года.
1. Политика в отношении обработки персональных данных
Данный документ устанавливает общие принципы и требования, которым необходимо следовать при обработке персональных данных. В политике определяются цели, способы сбора, хранения и обработки персональных данных, а также меры по обеспечению их безопасности.
2. Согласия на обработку персональных данных
Для законной обработки персональных данных требуется получение согласия субъекта на их обработку. Данный документ устанавливает процедуру получения и обработки согласий, а также информацию, которую необходимо предоставить субъекту данных перед получением его согласия.
3. Порядок реагирования на запрос субъекта персональных данных
В данном документе описывается порядок работы с запросами субъектов персональных данных на получение, изменение или удаление своих персональных данных. Также указываются сроки и процедура реагирования на такие запросы.
4. Описание процедуры обеспечения безопасности персональных данных
Данный документ определяет меры и процедуры, направленные на обеспечение безопасности персональных данных, включая меры по предотвращению несанкционированного доступа к данным, их утрате или уничтожению.
5. Политика исправления или удаления персональных данных
В данном документе описывается порядок исправления или удаления персональных данных в случае обнаружения ошибок или противоречий в их содержании. Также указываются процедуры уведомления субъектов данных об исправлении или удалении их персональных данных.
6. Описание процедуры обработки персональных данных при привлечении третьих лиц
Данный документ устанавливает условия и требования к передаче персональных данных третьим лицам, в том числе процедуру заключения договоров с такими лицами и требования к их обязанностям по обработке персональных данных.
7. Порядок регистрации и учета персональных данных
В данном документе определены процедуры регистрации и учета персональных данных, включая создание реестра персональных данных, в котором указываются сведения о субъектах данных, обрабатываемых данных и целях их обработки.
8. Политика по обработке персональных данных несовершеннолетних
Данный документ устанавливает особые положения по обработке персональных данных несовершеннолетних, включая требования к получению согласия от их законных представителей и меры по обеспечению безопасности таких данных.
9. Описание процедуры проведения аудита процессов обработки персональных данных
Данный документ определяет процедуру проведения аудита процессов обработки персональных данных с целью проверки соответствия требованиям законодательства и эффективности применяемых мер и механизмов защиты данных.
10. Политика хранения и удаления персональных данных
В данном документе устанавливается период хранения персональных данных, а также процедуры удаления данных после истечения срока их хранения или после получения запроса на удаление от субъекта данных.
Эти 10 документов станут основой для обеспечения безопасности и законности работы с персональными данными компании.
Политика конфиденциальности
Цель политики конфиденциальности
Основная цель политики конфиденциальности — обеспечить защиту и конфиденциальность персональных данных всех клиентов и пользователей. В политике должны быть перечислены все типы персональных данных, которые собираются и обрабатываются компанией, а также цели использования этих данных.
В политике конфиденциальности должны быть прописаны правила использования персональных данных, правила доступа к ним и обработки, а также уровень и меры безопасности, применяемые для их защиты.
Важным аспектом является также указание сроков хранения персональных данных и порядка их уничтожения после истечения срока.
Согласие на обработку персональных данных
Политика конфиденциальности должна также содержать информацию о процессе получения согласия от лица, к которому относятся персональные данные, на их обработку. Это может быть сделано путем подписания отдельной формы или согласия, которые должны быть ясны и понятны.
В политике должно быть указано, что согласие может быть отозвано в любое время лицом, к которому относятся персональные данные.
Необходимо также указать последствия отказа от предоставления персональных данных и их обработки.
Все эти моменты должны быть подкреплены ссылками на соответствующие законы и нормативные акты, к которым обращается компания.
Согласие на обработку персональных данных
- Персональные данные, подлежащие обработке:
- Фамилия, имя, отчество;
- Дата рождения;
- Адрес проживания;
- Контактная информация (телефон, электронная почта).
- Цели обработки персональных данных:
- Осуществление работодательских функций и деятельности компании;
- Организация и учет рабочего процесса;
- Установление, подтверждение и исполнение трудового договора;
- Организация и осуществление взаимодействия с работниками и партнерами компании;
- Соблюдение требований законодательства РФ, в том числе налогового законодательства.
- Способы обработки персональных данных:
- Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача, блокирование, удаление и уничтожение.
- Сроки обработки персональных данных:
- Персональные данные будут обрабатываться в течение всего периода действия трудового договора и в течение сроков, установленных действующим законодательством РФ.
- Наименование и контактная информация организации, осуществляющей обработку персональных данных:
- ООО Название компании
- Адрес: ________
- Телефон: ________
- Email: ________
Настоящее согласие действует до момента отзыва в письменной форме. Согласие может быть отозвано Субъектом персональных данных или его представителем путем направления письменного заявления о прекращении обработки персональных данных по указанной выше контактной информации.
Внутренние правила обработки персональных данных
Организация должна иметь установленные и документированные внутренние правила обработки персональных данных в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Данные правила определяют порядок работы с персональными данными, а также описывают меры, принимаемые для обеспечения их защиты.
Внутренние правила обработки персональных данных должны включать следующие документы:
- Политика обработки персональных данных. В данном документе должна быть указана цель и основание обработки персональных данных, а также описаны принципы и правила их обработки.
- Регистр системы обработки персональных данных. В этом документе должна быть указана информация о созданных в организации систем обработки персональных данных и их составных частях.
- Инструкция по обработке персональных данных. В данном документе должны быть определены процедуры обработки персональных данных, включая сбор, хранение, использование, передачу, удаление и уничтожение данных.
- Положение о лице, ответственном за обработку персональных данных. В данном документе должны быть указаны полномочия и обязанности лица, назначенного ответственным за обработку персональных данных в организации.
- Положение о департаменте по защите персональных данных. В этом документе должны быть указаны полномочия и обязанности департамента, ответственного за защиту персональных данных, а также описаны меры, принимаемые для обеспечения безопасности данных.
- Положение о правах субъектов персональных данных. В данном документе должны быть определены права субъектов персональных данных и порядок их реализации.
- Положение о конфиденциальности. В этом документе должны быть указаны меры по обеспечению конфиденциальности персональных данных и предотвращению их несанкционированного доступа.
- Положение о взаимодействии с контролирующими органами. В данном документе должен быть описан порядок взаимодействия с контролирующими органами в случае проведения проверок и возникновения конфликтных ситуаций.
- Положение о персонале, имеющем доступ к персональным данным. В этом документе должны быть указаны правила доступа и использования персональных данных, а также требования к обучению персонала вопросам защиты персональных данных.
- Положение о хранении персональных данных. В данном документе должны быть указаны правила хранения персональных данных, включая требования к срокам хранения и порядок уничтожения данных.
Соблюдение внутренних правил обработки персональных данных необходимо для обеспечения конфиденциальности и защиты данных субъектов персональных данных и соблюдения законодательных требований в этой области.
Договор на обработку персональных данных
Цель договора
Основная цель договора на обработку персональных данных – обеспечение защиты прав и интересов субъектов персональных данных при их обработке компанией. В договоре должны быть четко определены цели обработки персональных данных, способы и сроки обработки, а также обязанности и ответственность сторон.
Содержание договора
В договоре на обработку персональных данных должны быть указаны:
- полное наименование и юридический адрес компании;
- полные персональные данные субъектов персональных данных, которые будут обрабатываться компанией;
- цель обработки персональных данных;
- условия и порядок обработки персональных данных;
- способы обработки персональных данных;
- сроки хранения персональных данных;
- меры по обеспечению безопасности персональных данных;
- права и обязанности сторон;
- ответственность сторон за нарушение условий договора;
- порядок разрешения споров и прочие важные условия.
Договор на обработку персональных данных должен быть составлен в письменной форме и подписан обеими сторонами. Субъект персональных данных должен быть достаточно информирован о всех условиях обработки своих персональных данных и иметь возможность добровольно дать согласие на обработку.
Важно: Договор на обработку персональных данных является обязательным документом для компании, осуществляющей обработку персональных данных. Его отсутствие или нарушение условий договора может повлечь за собой ответственность в соответствии с законодательством о персональных данных.
Протокол аудита обработки персональных данных
Протокол аудита представляет собой детальный отчет о результатах проведенной проверки. Он содержит информацию о том, какие персональные данные обрабатываются в компании, как и с какой целью осуществляется их обработка, а также каким образом обеспечивается их защита.
В протоколе аудита обычно указываются следующие основные пункты:
- Общая информация о компании, включая название, адрес, ИНН.
- Описание видов деятельности, в рамках которых осуществляется обработка персональных данных.
- Перечень обрабатываемых персональных данных.
- Цели обработки персональных данных.
- Описание процессов обработки персональных данных.
- Идентификация рисков, связанных с обработкой персональных данных.
- Оценка соответствия проведенной обработки персональных данных требованиям законодательства.
- Заключение о результатах аудита и рекомендации по устранению выявленных нарушений.
Протокол аудита обработки персональных данных является важным документом в рамках работы компании, так как на его основе принимаются решения о внесении изменений в процессы обработки персональных данных, а также о принятии мер по обеспечению безопасности и конфиденциальности этих данных.
Реестр обработки персональных данных
Реестр должен содержать следующие сведения:
- Наименование оператора. В этом пункте указывается полное наименование компании, которая осуществляет обработку персональных данных.
- Цели обработки. Здесь указываются конкретные цели, для которых компания обрабатывает персональные данные. Например, проведение рекламных кампаний, ведение учета, оказание услуг клиентам и т.д.
- Категории персональных данных. В данном разделе необходимо перечислить все категории персональных данных, которые обрабатываются компанией. Например, ФИО, номера телефонов, адреса электронной почты и т.д.
- Правовое основание для обработки. В этом пункте указывается соответствующий закон или иной нормативный акт, на основании которого компания обрабатывает персональные данные. Например, Федеральный закон О персональных данных.
- Сроки хранения персональных данных. Здесь указывается период времени, в течение которого компания будет хранить персональные данные. Например, 5 лет с момента окончания клиентского отношения.
- Процедуры и меры по обеспечению безопасности. В данном разделе описываются все меры, которые принимаются в компании для обеспечения безопасности персональных данных. Например, использование паролей и шифрования, ограничение доступа к данным и т.д.
Реестр обработки персональных данных должен быть храниться в письменной форме и быть доступным для проверки соответствующими органами государственной власти.
Обратите внимание, что реестр требуется составлять и в случае, если компания обрабатывает только персональные данные своих сотрудников.
Инструкции по работе с персональными данными
1. Политика конфиденциальности
Каждая компания должна разработать и внедрить политику конфиденциальности, которая определяет правила сбора, использования, хранения и защиты персональных данных. В политике должны быть указаны цели обработки данных, правовые основания, сроки хранения и требования к защите данных.
2. Согласие на обработку персональных данных
Перед началом работы с персональными данными необходимо получить письменное согласие субъекта данных на обработку его персональных данных. В согласии должны быть указаны цели обработки данных, сроки хранения и требования к защите данных.
3. Регистр обработки персональных данных
Каждая компания должна вести регистр обработки персональных данных, в котором должна быть указана информация о собранных данных, целях обработки, категориях субъектов данных, источнике получения данных, сроках хранения и требованиях к защите данных.
4. Ограничение доступа к персональным данным
Для обеспечения конфиденциальности персональных данных необходимо ограничить доступ к ним только уполномоченным сотрудникам, которым нужны эти данные для выполнения своих должностных обязанностей. Доступ к данным должен быть ограничен паролями и специальными правами доступа.
5. Защита персональных данных
Компания должна предпринимать меры по защите персональных данных. Это может включать использование антивирусного программного обеспечения, шифрования данных, физической защиты серверов и компьютеров.
6. Резервное копирование данных
Для предотвращения потери персональных данных необходимо регулярно создавать резервные копии данных. Резервные копии должны храниться в надежном месте и регулярно проверяться на целостность.
7. Обучение сотрудников
Компания должна проводить обучение своих сотрудников по вопросам работы с персональными данными. Сотрудники должны быть ознакомлены с политикой конфиденциальности, инструкциями по обработке данных и процедурами по защите персональных данных.
8. Уведомление о нарушении персональных данных
При возникновении нарушений безопасности или утечки персональных данных необходимо незамедлительно уведомить орган по защите прав субъектов данных и предпринять необходимые меры для устранения последствий нарушений.
9. Аудит безопасности данных
Регулярно проводите аудит безопасности данных, чтобы проверить эффективность мер по защите персональных данных, выявить уязвимости и принять меры по их устранению.
10. Удаление персональных данных
Персональные данные должны быть удалены по истечении срока их хранения или по запросу субъекта данных. Удаление данных должно быть проведено без возможности их восстановления.
План мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных
1. Аудит персональных данных
Проведение комплексного аудита системы обработки и хранения персональных данных с целью выявления уязвимостей и несоответствий действующему законодательству. Оценка эффективности существующих механизмов защиты.
2. Разработка политики безопасности персональных данных
Формирование документа, определяющего принципы обработки, хранения и передачи персональных данных, а также меры по обеспечению их безопасности в организации.
3. Обучение сотрудников
Проведение обучения сотрудников организации и передача им знаний о правилах обработки персональных данных, а также о мероприятиях, необходимых для их защиты.
4. Разработка процедур защиты персональных данных
Создание системы процедур и инструкций, определяющих порядок работы с персональными данными, методы защиты, контроля и управления доступом к ним.
5. Внедрение технических средств защиты
Оценка доступных технических средств защиты персональных данных и их внедрение в рамках системы обработки информации. Регулярное обновление и мониторинг эффективности таких средств.
6. Установка системы резервного копирования
Создание автоматизированной системы резервного копирования персональных данных с целью предотвращения и восстановления утраты, порчи или несанкционированного доступа к ним.
7. Разработка политики уничтожения персональных данных
Определение процедур и сроков хранения персональных данных, а также мер по их уничтожению после достижения целей, для которых они были собраны.
8. Мониторинг и анализ инцидентов безопасности данных
Организация системы мониторинга и анализа инцидентов, связанных с нарушением безопасности персональных данных, с целью повышения эффективности защиты и предотвращения повторения подобных ситуаций.
9. Реагирование на инциденты безопасности данных
Разработка и внедрение процедур быстрого реагирования на возникающие инциденты безопасности данных с целью минимизации потенциального ущерба.
10. Проведение регулярных проверок и обновлений
Планирование и проведение регулярных проверок системы обработки и защиты персональных данных, а также обновление политики безопасности и процедур в соответствии с изменениями законодательства и технологий.
Уведомление о нарушении защиты персональных данных
Цель уведомления — информировать граждан о факте нарушения защиты и безопасности их персональных данных, а также предоставить им инструкции по принятию мер для минимизации возможных негативных последствий.
Составление уведомления и его отправка осуществляется в следующем порядке:
- В случае обнаружения факта нарушения защиты персональных данных компанией, ответственный по вопросам защиты персональных данных (далее — ответственный) незамедлительно информирует руководство и комиссию по защите персональных данных (если таковая существует) о произошедшем нарушении.
- Ответственный проводит анализ факта нарушения и определяет, затронуты ли персональные данные, и если да, то в каком объеме и какие данные были скомпрометированы.
- На основе проведенного анализа, ответственный разрабатывает текст уведомления, который включает в себя информацию о факте нарушения, виды скомпрометированных персональных данных, возможные последствия для граждан, предлагаемые меры по минимизации рисков и контактные данные для обращений.
- Уведомление должно быть оформлено в письменной форме и направлено гражданам, чьи персональные данные были скомпрометированы, при помощи рекомендованных писем, электронной почты или иным способом, который обеспечит достоверность и доказуемость доставки уведомления.
- Отправленное уведомление должно быть зафиксировано в журнале учета уведомлений и храниться в соответствии с установленными правилами хранения документов.
Уведомление о нарушении защиты персональных данных является важным шагом в обеспечении прозрачности и ответственности компании перед гражданами, а также способствует соблюдению законодательства и защите прав и интересов граждан.
Акт проверки обеспечения безопасности персональных данных
Цель акта проверки
Основная цель акта проверки обеспечения безопасности персональных данных – контроль соответствия процессов сбора, хранения, обработки и передачи персональных данных требованиям законодательства в области защиты персональных данных.
Содержание акта проверки
В акте проверки обеспечения безопасности персональных данных должны содержаться следующие элементы:
- Цели и задачи проверки. Определение области проверки и основных задач, которые необходимо выполнить.
- Проверяемые объекты. Указание на объекты, в том числе информационные системы, базы данных, серверы, программное обеспечение и другие элементы, подлежащие проверке.
- Проверяемые процессы. Описание конкретных процессов, связанных с персональными данными, подлежащих проверке.
- Объем проверки. Указание на объем и детализацию проверки.
- Результаты проверки. Формализованное описание результатов проверки с указанием выявленных нарушений, проблем и рекомендаций по устранению.
Акт проверки обеспечения безопасности персональных данных должен быть оформлен в письменном виде, содержать дату его составления и подписи лиц, осуществивших проверку и ответственных за соблюдение требований законодательства в области защиты персональных данных.
Акт проверки обеспечения безопасности персональных данных является важным документом, подтверждающим соответствие компании требованиям законодательства по обработке персональных данных. Регулярное проведение таких проверок помогает предотвратить нарушения и обеспечить высокий уровень безопасности персональных данных.
Журнал учета запросов субъектов персональных данных
Журнал учета запросов содержит следующую информацию:
| № | Дата запроса | ФИО субъекта | Контактная информация | Тема запроса | Описание запроса | Статус запроса | Дата решения | Ответ на запрос |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.03.2023 | Иванов Иван Иванович | +7 123 456 78 90 | Запрос на доступ к своим персональным данным | Субъект хочет узнать, какие его персональные данные хранятся в компании и попросил предоставить ему доступ к этим данным. | В обработке | 05.03.2023 | |
| 2 | 02.03.2023 | Петрова Анна Сергеевна | anna@example.com | Запрос на удаление персональных данных | Субъект попросил удалить все его персональные данные из базы данных компании. | В обработке | 07.03.2023 |
Компания обязана вести журнал учета запросов и документально фиксировать все пришедшие запросы, а также решения по ним. Данный журнал может быть использован компанией как внутренний документ, так и предоставлен в качестве ответа на запросы контролирующих органов.
Порядок взаимодействия с контролирующими органами
В работе с персональными данными компания обязана соблюдать законодательные требования и следовать рекомендациям контролирующих органов. Для эффективного взаимодействия с контролирующими органами необходимо учесть несколько важных документов и основных этапов:
1. Политика защиты персональных данных
Первым этапом является разработка и утверждение политики защиты персональных данных, которая является основным документом компании. В ней должны быть четко определены правила сбора, хранения и обработки персональных данных, а также механизмы обеспечения их безопасности. Политика защиты персональных данных должна быть утверждена руководителем организации и быть доступной всем сотрудникам.
2. Регистрация баз данных
Для работы с персональными данными компания также должна осуществлять их регистрацию в уполномоченном органе по защите персональных данных. Регистрация баз данных является обязательной процедурой, которая позволяет контролирующим органам отслеживать и контролировать обработку персональных данных в организации.
3. Согласование с контролирующими органами
В случае необходимости компания должна согласовать свои действия с контролирующими органами. Например, если компания планирует осуществлять трансграничную передачу персональных данных, то требуется получить согласие уполномоченных органов.
Помимо указанных этапов, компания также обязана предоставить контролирующим органам требуемую информацию, а также сотрудничать с ними в рамках проверок и расследований. В случае выявления нарушений законодательства, контролирующие органы имеют право применять административные и иные меры ответственности.
В целом, взаимодействие с контролирующими органами является важной частью работы с персональными данными и помогает обеспечить их защиту и соответствие требованиям законодательства.