Материально ответственные лица до проведения инвентаризации

Содержание

Материально ответственное лицо до проведения инвентаризации

Материально ответственные лица до проведения инвентаризации

На балансе любой организации всегда находится то или иное количество товарно-материальных ценностей, которые нужно учитывать для контроля процессов в бизнесе. А если есть ценности, значит, должен быть и их учет на балансе. Учет при этом периодически нужно проверять и перепроверять, для чего и необходимо такое явление как инвентаризация. Так как проверка может выявить различия между балансовыми и реальными ценностями, необходим человек, берущий на себя часть ответственности или всю ее целиком.

Инвентаризация с точки зрения материально ответственного лица – это время, которое требует крайне внимательного подхода к процессу. Чтобы облегчить жизнь тем, кто по необходимости связан с материальной ответственностью, следует более подробно остановиться на всех аспектах темы.

Смотрите больше бланков и образцов в разделе Документы на нашем сайте.

Материально ответственное лицо выбирается до проведения инвентаризации из сотрудников компании. Этому человеку вменяется в обязанность не только исполнять свою работу, но и следить за сохранностью ценностей на балансе компании. Естественно, эта ответственность всегда оплачивается и человек получает прибавку к заработной плате.

Доплата за мат ответственность – это специальная форма начислений, предоставляемых работодателем материально ответственному лицу на основании заключенных с ним договоров. Такая доплата может поступать как ежемесячно, так и раз в квартал или год. Эту доплату имеют право получать только те, кто официально материально ответственен, то есть, не только заключил с работодателем соответствующий договор, но и работает на должности, предполагающей это.

Важно! Сама доплата может иметь любую форму, от фиксированной суммы раз в некоторое время до процента от получаемой работником зарплаты. Во втором случае человек получает прибавку за мат ответственность в случае, если его повышают и увеличивают оплату его труда. Это наиболее распространенная практика среди компаний.

Лицо может нести на себе несколько разных видов обязательств:

  • индивидуальная материальная ответственность,
  • коллективная материальная ответственность.

Сотрудник считается возложившим на себя эти обязательства с момента подписания соответствующего договора (о коллективной или индивидуальной мат ответственности).

При каких условиях человек имеет право на назначение ему доплаты за материальную ответственность:

  • Сотрудник полностью официально работает в компании.
  • Сотрудник входит в перечень лиц, на которых может налагаться материальная ответственность.
  • Если он заключил с работодателем соответствующее соглашение.
  • При наличии условия доплаты за подобное соглашение в учредительных документах.
  • Наличие приказа в случае единовременности данной выплаты.

Соответственно, далеко не всегда человек может рассчитывать на то, что ему за подобное что-то заплатят. Кроме того, наложение чего-либо подобного на сотрудника, не достигшего совершеннолетия, невозможно. Следовательно, он не может быть ответственен за что-либо и не может получать доплату.

Бесплатная помощь юриста (пенсии и право)

Бесплатно по России

+8 (800) 500-27-29 доб.107

По Москве и Московской области

+7 (499) 653-60-72 доб.696

Санкт-Петербург и Ленинградская обл.

+7 (812) 426-14-07 доб.726

Следует понимать, что подобные доплаты – это право, а не обязанность работодателя. Поэтому есть вероятность, что договор о мат ответственности будет, но платить за это не будут. Нужно уточнять этот вопрос заранее. Несмотря на это, единовременная доплата может быть назначена в любой момент работы приказом руководителя.

Следует также более подробно остановиться на самом порядке проведения инвентаризации, ее документальном фиксировании и особенности выявления недостач.

Смотрите больше бланков и образцов в разделе Документы на нашем сайте.

Инвентаризация – это проверка фактического наличия каких-либо ценностей, зафиксированных на балансе компании. Данная проверка проводится с целью приведения балансового числа чего-либо к равным значениям с фактическим. Также в результате нее определяется количество остатков или излишков, если таковые есть.

Важно! Инвентаризация может быть нескольких видов, от этого будет зависеть длительность ее проведения и то, что именно считают. Инвентаризация делится на полную, частичную и выборочную. Как уже понятно из названий, полная предполагает полный пересчет всех ТМЦ, частичная проверяет только какой-либо один вид, тогда как выборочная проводится в рамках одного признака, согласно которому считаются остатки.

Сама подобная проверка может быть как плановой (ее частота определена законодательством и от них невозможно отказаться), так и внеплановой. Внеплановые инвентаризации проводятся только при необходимости и определяются приказами руководства. В большинстве случаев они связаны с какими-либо крупными изменениями в процессе работы: крупным слиянием или поглощением, смене руководства или подозрении в хищении. Также такой обсчет применяется и при появлении стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций.

Сроки проведения инвентаризации не определены четко. Они устанавливаются согласно нескольким особенностям в каждой конкретной фирме:

  • Особенность учетной политики конкретного предприятия. В случае необходимости, обсчет всего может проводиться даже раз в неделю или три дня. Однако чаще всего устанавливается срок в один год, после чего дополнительные могут назначаться при появлении в них необходимости.
  • Желание руководства. Как правило, это желание возникает под давлением каких-либо внешних факторов. В этом случае пересчет всех ценностей становится внеплановым. Сюда же можно внести и чрезвычайные ситуации: пожар, наводнение или землетрясение. При появлении подозрений на хищение или порчу – инвентаризация проводится в наиболее сжатые сроки.
  • Смена материально-ответственных лиц. Она происходит при выходе на пенсию, переводе или увольнении. Никто не будет ждать, пока придет время плановой инвентаризации, а потому проводят внеплановую. После этого сотрудник успешно переводится или уходит, а новые люди вступают на их место. Заключение нового договора следует обязательно сопровождать инвентаризацией, так как от этого напрямую будет зависеть будущее сотрудника.

Существуют также ситуации, когда таких лиц и вовсе нет. Такая ситуация обычно возникает по случайности (смерть сотрудника или его увольнение во время отпуска). В таких ситуациях все проводится как обычно, но работодателю следует учесть, что результаты можно оспорить в суде. Поэтому замену для заключения договора нужно искать заранее, а само перезаключение соответствующе оформить в локальных нормативных актах.

Обстоятельства для проведения

Когда появляются факторы, непосредственно влияющие на то, произойдет перепись вещей или нет:

  • При передаче имущества в аренду или продаже. При поступлении нового имущества его фиксируют на балансе, но пересчет не требуется.
  • При изменении организационно-правовых документов конкретной фирмы.
  • Периодический пересчет и сверка. Также называется плановой сверкой.
  • Выявление хищения или порчи имущества компании.
  • При стихийных бедствиях или чрезвычайных ситуациях.
  • При закрытии фирмы и полной ее ликвидации при этом.

Как результат можно считать выявление бухгалтерского остатка и фактического, а также сравнения их друг с другом. При этом балансовое и фактическое наличие может соответствовать, а может быть больше либо меньше в какую-либо из сторон. Если вещи есть в балансе, но их нет в наличии по факту – речь идет о недостаче. Если наоборот – об излишках.

Процесс проведения инвентаризации выглядит следующим образом:

  1. Составление приказа о начале проведения инвентаризации. В этот же момент формируется инвентаризационная комиссия из сотрудников. В ней присутствует глава комиссии и ее члены.
  2. Проверяются измерительные приборы, их исправность и работоспособность. С их помощью будут считаться остатки.
  3. Сбор и подготовка документации, в том числе форм ведомостей и прочих бумаг.
  4. Осуществление непосредственного процесса подсчета. При этом необходимо не допускать доступа сотрудников, проводящих подсчет, к бухгалтерским данным. Это нужно для того, чтобы избежать подгона результатов. Пересчет и сверка должны быть максимально достоверными.
  5. Заполнение всех бумаг, включая ведомости.
  6. Передача собранных данных в бухгалтерию и выявление имеющихся расхождений.
  7. Составление отдельных ведомостей по расхождениям и списание.
  8. Анализ итогов всего процесса сверки.
  9. Выявление виновных в расхождении лиц.
  10. Окончательное оформление результатов.

Помимо конкретной формы приказа о проведении подсчета, во время всего происходит заполнение множества различных бухгалтерских форм и отчетов. Начиная от бланка ИНВ-3, в котором фиксируется общее количество всего пересчитанного, описи имеющихся ТМЦ, до специальных форм бланков ТМЦ, находящихся только лишь в пути непосредственно в компанию. Все это требует фиксации и учета.

Нормативно-правовые акты

Основной нормативный акт, который используется для регламентации процесса – это Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. Но в нем сказано, что большую часть вопросов сверки баланса и фактического наличия должна определять сама фирма. Поэтому в данном случае на передний план выходят локальные нормативные акты: уставная документация.

Кроме того, методические указания по проведению всего процесса содержатся в Приказе Минфина России № 49. Следует прочесть их как если вы являетесь руководителем нового предприятия, так и, если вы – материально-ответственное лицо. Кроме того, нормативной документацией можно считать и все бланки, заполняемые при проведении проверки. В случае каких-либо проблем данные, содержащиеся в них, могут быть использованы в качестве доказательств в суде.

Расписка материально ответственного лица

Расписка материально ответственного лица – это документ, которым оно подтверждает, что все данные переданы в бухгалтерию в полном объеме, они правильны и собраны верно. Данная расписка страхует работодателя при появлении сомнений в честности проведенной инвентаризации.

Образец данной расписки может варьироваться в зависимости от принятой на каждом рабочем месте формы и конкретную следует узнавать у своего работодателя. Помимо непосредственно расписки, сотрудник также оставляет свои подписи на всех актах, которые заполняются в процессе проведения инвентаризации.

Читайте также  Перемещение материальных ценностей внутри организации

Смотрите больше бланков и образцов в разделе Документы на нашем сайте.

При устройстве на работу, человек заключает так называемый договор о материальной ответственности. Этот договор следует подписывать лишь в тех случаях, если должность действительно подпадает под список тех, кто эту ответственность несет, а это конкретные, определенный законодательством список. Однако в наше время многие работодатели страхуются и требуют заключения договора о коллективной МО от всех своих сотрудников. Подписывать его или нет – решать самому сотруднику. Но в случае, если он решит подписать, то это, возможно, может стать не очень приятным минусом в процессе работы.

Типовые договоры о коллективной МО содержат в себе:

  • шапку-обращение к руководству фирмы,
  • фамилию работника,
  • информированное согласие о присвоении ему данного вида МО,
  • дату и подпись.

Конкретная форма, в которой должно быть выражено согласие, не регламентируется.

Смотрите больше бланков и образцов в разделе Документы на нашем сайте.

В случае, если на любом из этапов обнаружились расхождения, в частности была выявлена порча или же обнаружена недостача, то с момента обнаружения недостачи материально-ответственное лицо несет на себе все бремя ответственности за произошедшее. Для того чтобы призвать его к возмещению, необходимо ознакомить человека с приказом о возмещении и взять с него объяснения. Без них к ответственности привлечь нельзя. Если он не хочет, то приказ следует зачитать в присутствии трех свидетелей и оформить это в акт.

После этого происходит привлечение сотрудника к возмещению или другой форме ответственности за недостачу. Возможно частичное или полное возмещение. Его размер зависит от того, какую должность занимал сотрудник. Даже несмотря на то, что человек подписал договор о МО, заставить его возместить все в полном объеме можно только в том случае, если его должность входит в соответствующий список должностей с МО. Во всех прочих случаях это только частичное возмещение. Перечень имеет статус обязательного и никакое желание руководителя в этом случае не имеет значения.

Компенсация может быть выплачена как добровольно, так и по решению суда. В отдельных случаях компенсация выплачивается по требованию руководителя. В этом случае необходимо издать соответствующий приказ. Работник, который несет непосредственно все риски, может оспаривать результаты проверки, в том числе и в судебном порядке. Но опись и сличительная ведомость в любом случае будет предоставляться ему для ознакомления. После ознакомления он должен расписаться о том, что он ознакомился с данными и не имеет претензий к инвентаризационной комиссии.

Внимание! В некоторых случаях порча и недостача может быть списана как естественная убыль. Это наиболее часто используется в производственных корпорациях, однако в некоторых случаях такой формат может быть и в непроизводственных.

Все имеющиеся документы могут быть представлены в суд в случае, если сотрудник не согласен с результатами инвентаризации или же с тем, что с него взыскивается недостача или порча. Существуют отдельные обстоятельства, исключающие МО:

  • необходимая самооборона,
  • обстоятельства непреодолимой силы,
  • не создание работодателем условий для сохранности ТМЦ,
  • нормальный хозяйственный риск.

Источник: https://Pensiolog.ru/pravo/materialno-otvetstvennoe-lico-do-provedenia-inventarizacii/

О материально ответственном лице при инвентаризации

Руководитель организации не назначил материально-ответственного сотрудника за материальные ценности. Кто несет ответственность за сохранность имущества и кто должен ставить подписи на документах при проведении инвентаризации — читайте в статье.

Вопрос:Руководитель организации не возложил ни на кого материальную ответственность — должности завсклада в организации нет, с кассиром не заключен договор о мат. ответственности. Возникли затруднения при проведении инвентаризации. Кто должен подписывать документы ИНВ-…

как материально-ответственное лицо? У нас есть бригадир тракторной бригады — можно ли с ним заключить договор о мат. ответственности?

Ответ:Если руководителем не назначен материально-ответственный сотрудник за материальные ценности, тогда за сохранность имущества отвечает сам руководитель организации. Поэтому в данном случае за подпись в ИНВ- … как МОЛ должен поставить руководитель. Именно руководитель в силу закона несет полную материальную ответственность. Это следует изст. 15, 53 ГК РФ и ст. 277 ТК РФ.

Директора можно обязать возместить убытки, причиненные обществу его виновными действиями или бездействием. Под убытками в данном случае следует понимать (ст. 15 ГК РФ):

  расходы, которые ООО произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права;

  утрату или повреждение имущества ООО;

  неполученные доходы, которые ООО получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено, то есть упущенную выгоду.

Если бригадир тракторной бригады отвечает за хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей, тогда с ни можно заключить договор о полной материальной ответственности (Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85).

Более подробно о материальной ответственности работников смотрите ниже.

Обоснование

Когда сотрудник несет полную материальную ответственность перед организацией

Полная материальная ответственность сотрудника наступает в двух случаях.

Во-первых, в ситуациях, предусмотренных статьей 243 Трудового кодекса РФ. В частности, когда обнаружена недостача вверенных сотруднику ценностей либо сотрудник нанес ущерб из-за административного проступка (например, ДТП) и т. д. В этом случае не имеет значения, заключен с сотрудником договор о полной материальной ответственности или нет, он должен компенсировать ущерб полностью.

Во-вторых, в ситуациях, когда с сотрудником заключен договор о полной материальной ответственности. Такой договор можно заключить с сотрудниками, должности которых перечислены в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 (ст. 242, п. 1 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). В частности, это кассиры, кладовщики и т. д.

Типовая форма договора о полной материальной ответственности приведена в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Пример наступления полной материальной ответственности сотрудника по отдельному договору

В организации выявлена недостача денег в кассе на сумму 12 000 руб. Комиссией организации установлено, что кассир А.В. Дежнева отлучилась с рабочего места, оставив помещение кассы незакрытым.

С сотрудницей заключен договор о полной материальной ответственности.

Организация вправе взыскать с Дежневой всю сумму причиненного ущерба – 12 000 руб.

В некоторых случаях материальная ответственность может быть предусмотрена в трудовом договоре с сотрудником. Это допускается по отношению к заместителям руководителя организации и главному бухгалтеру (ст. 243 ТК РФ). При этом руководитель организации (в отличие от его заместителей) несет полную материальную ответственность независимо от того, прописано ли это в трудовом договоре с ним или нет (ст. 277 ТК РФ).

С сотрудника моложе 18 лет взыскать полную сумму ущерба можно, только если он:

  умышленно нанес ущерб организации;

  нанес ущерб в нетрезвом состоянии;

  нанес ущерб в результате преступления или административного проступка.

Такие случаи перечислены в статье 242 Трудового кодекса РФ. При этом заключать с сотрудником договор о полной материальной ответственности не надо.

Какую ответственность несет директор ООО и как его уволить

Самую большую ответственность в ООО несет директор. Перед участниками он отвечает за финансовые результаты деятельности общества, перед контролирующими органами – за соблюдение обществом установленных норм и правил.

Юристу компании нужно знать пределы ответственности руководителя (особенно перед контролирующими органами), чтобы в нужный момент предостеречь от неправильных действий или бездействия.

В то же время участники ООО могут принять решение о смене директора. В таком случае юристу нужно, действуя в интересах участников, правильно оформить все необходимые документы, чтобы увольнение директора не повлекло судебные споры и дестабилизацию в обществе.

Виды ответственности директора

Генеральный директор может нести:

  материальную (гражданско-правовую) ответственность;

  дисциплинарную ответственность;

  административную ответственность;

  уголовную ответственность.

Директор может быть привлечен к дисциплинарной и (или) материальной ответственности и одновременно – к административной или уголовной.

Материальная ответственность

Директора можно обязать возместить убытки, причиненные обществу его виновными действиями или бездействием (ст. 15, 53 ГК РФ, п. 2 ст. 44 Закона об ООО, ст. 277 ТК РФ).

Под убытками в данном случае следует понимать (ст. 15 ГК РФ):

  расходы, которые ООО произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права;

  утрату или повреждение имущества ООО;

  неполученные доходы, которые ООО получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено, то есть упущенную выгоду.

Для того чтобы взыскать возмещение (убытки), необходимо обратиться в суд с исковым заявлением. При этом истцу (обществу или его участнику) придется доказать не только факт возникновения у него убытков, но и то, что убытки стали следствием виновных действий директора.

Как заключить договор о полной материальной ответственности

Когда возникает материальная ответственность сотрудника

Материальная ответственность возникнет, только если сотрудник виноват в причинении ущерба. Если же сотрудник причинил ущерб при форс-мажорных обстоятельствах (пожар, наводнение, иное стихийное бедствие), его ответственность исключается.

Он не будет признан виновным и в том случае, если причинил ущерб имуществу организации, используя его для необходимой самообороны. Об этом сказано в статье 239 Трудового кодекса РФ. Чтобы установить причины возникновения ущерба, потребуйте от сотрудника объяснений в письменной форме (ст. 247 ТК РФ).

Если сотрудник откажется дать объяснения, составьте акт об отказе.

Ситуация: можно ли предоставить сотруднику рассрочку для погашения материального ущерба

Да, можно.

Для этого сотрудник должен написать обязательство возместить ущерб с указанием конкретных сроков платежей (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Если руководитель организации согласится с предложенным вариантом, на обязательстве можно написать: «Не возражаю». Либо можно оформить отдельный документ – соглашение о рассрочке.

Если сотрудник, который дал обязательство, уволился и не согласился добровольно погасить ущерб, непогашенную задолженность можно взыскать через суд.

Пример оформления обязательства о возмещении материального ущерба

С кассиром организации А.В. Дежневой заключен договор о полной материальной ответственности. В июне в кассе обнаружили недостачу 16 000 руб. Оклад Дежневой – 35 000 руб.

Сотрудница написала обязательство погасить долг в полной сумме за четыре месяца.

С кем возможен договор о полной ответственности

С какими сотрудниками можно заключить договоры о полной материальной ответственности

Договоры о полной материальной ответственности можно заключить не со всеми сотрудниками, а только с теми, которые:

  непосредственно обслуживают или используют деньги (товар) или иное имущество, принадлежащее организации;

  достигли 18-летнего возраста;

Читайте также  Доверенность на получение товаров и материальных ценностей

  их должность или работа отнесены к числу тех, которые допускают заключение подобного договора.

Перечень должностей и работ, с которыми можно заключить письменные договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 № 85.

Главбух советует: в трудовом договоре с сотрудником, который будет обслуживать материальные ценности, оговорите условие о том, что он несет полную материальную ответственность на основании соответствующего договора. Это поможет в дальнейшем избежать неприятностей, если сотрудник откажется подписать договор о полной материальной ответственности. Если он согласился с таким условием при приеме на работу, он просто обязан подписать и сам договор.

Отказ от заключения такого договора следует рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей. За что может последовать дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения (ст. 192 ТК РФ, п. 36 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 № 2).

Пример заключения договора о полной индивидуальной ответственности

П.А. Беспалов был принят в организацию на должность кладовщика.

Кладовщики являются материально ответственными сотрудниками (приложение 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 № 85). Поэтому с Беспаловым был заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кроме того, условие о полной материальной ответственности сотрудника предусмотрено в заключенном с ним трудовом договоре.

Ситуация: можно ли заключить договор о полной материальной ответственности с бухгалтером

Нет, нельзя.

Бухгалтеры не могут считаться материально ответственными лицами. Как правило, они не работают с деньгами или товарами напрямую. Эта должность не включена в перечень должностей и работ, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 № 85.

Однако бухгалтер может заниматься ведением кассовых операций (п. 4.2 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). В этом случае организация вправе заключить с ним договор о полной материальной ответственности. Но полную материальную ответственность он будет нести только за тот ущерб, который причинил, исполняя обязанности по должности кассира, а не бухгалтера (приложение 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 № 85).

Обратите внимание, что на главного бухгалтера может быть возложена материальная ответственность в полном размере причиненного организации ущерба. Для этого условие о полной материальной ответственности нужно предусмотреть прямо в трудовом договоре с сотрудником (ст. 243 ТК РФ).

Пример заключения трудового договора с главным бухгалтером организации. Условие о полной материальной ответственности предусмотрено в трудовом договоре

А.С. Глебова принята на работу в организацию на должность главного бухгалтера. В трудовом договоре с Глебовой сказано, что она несет полную материальную ответственность за ущерб, причиненный организации в результате:

 утери вверенных ей ценностей;

  принятия неправомерных решений, из-за которых у организации возник ущерб.

Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85
Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм…

Приложение 1. ПЕРЕЧЕНЬ должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества I

Кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров).

Руководители, их заместители, специалисты и иные работники, осуществляющие: депозитарную деятельность; экспертизу, проверку подлинности и иную проверку, а также уничтожение в установленном порядке денежных знаков, ценных бумаг, эмитированных кредитной или иной финансовой организацией и/или Минфином России бланков; операции по купле, продаже, разрешению на оплату и иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; операции с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживание клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учет и хранение ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; операции по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; инкассаторские функции и перевозку (транспортировку) денежных средств и иных ценностей (в том числе водители-инкассаторы), а также иные работники, выполняющие аналогичные функции. Директора, заведующие, администраторы (в том числе — старшие, главные), другие руководители организаций и подразделений (в том числе секций, приемных, пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместители, помощники, продавцы, товароведы всех специализаций (в том числе старшие, главные), а также иные работники, выполняющие аналогичные функции; начальники (руководители) строительных и монтажных цехов, участков и иных строительно-монтажных подразделений, производители работ и мастера (в том числе старшие, главные) строительных и монтажных работ. Заведующие, другие руководители складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместители; заведующие хозяйством, коменданты зданий и иных сооружений, кладовщики, кастелянши; старшие медицинские сестры организаций здравоохранения; агенты по заготовке и/или снабжению, экспедиторы по перевозке и другие работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей. Заведующие и иные руководители аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместители, провизоры, технологи, фармацевты.

Лаборанты, методисты кафедр, деканатов, заведующие секторами библиотек.

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/259676-o-materialno-otvetstvennom-litse-pri-inventarizatsii

Проведение инвентаризации без материально ответственного лица

Передача товарно-материальных ценностей при смене материально ответственного лица всегда должна сопровождаться проведением обязательной для таких случаев инвентаризации имущества. Таковы требования пункта 2 статьи 12 Закона о бухгалтерском учете.

Инвентаризация проводится согласно порядку, установленному приказом руководителя организации, с учетом требований приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

При этом инвентаризация проводится только в части имущества, закрепленного (числящимся) за соответствующим должностным лицом. Для проведения соответствующих мероприятий может привлекаться не постоянно действующая инвентаризационная комиссия организации, а созданная (создаваемая) рабочая инвентаризационная группа (комиссия). При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации может быть возложено на нее.

Сроки проведения инвентаризации при смене материально ответственных лиц, а также персональный состав привлекаемой для этого комиссии определяются письменным приказом (распоряжением) руководителя организации, оформляемым на типовом бланке формы № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в редакции изменений и дополнений).

Издаваемый в каждом из случаев проведения инвентаризации приказ регистрируется в «Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации» (форма № ИНВ-23).

Следует учитывать, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными, на что указано в пункте 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В связи с этим отбор членов комиссии должен осуществляться не только с учетом их профессиональной подготовки, но и с тем условием, что они реально будут заняты проведением инвентаризации.

Исходя из практики на проведение инвентаризации материальных ценностей и сдачу дел и должности работникам из числа заведующих складом или кладовщиков выделяется до 10 рабочих дней.

Инвентаризация хранящихся на складе (в кладовой) товарно-материальных ценностей осуществляется в соответствии с пунктами 3.15—3.26 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, а ее результаты оформляются инвентаризационными описями по формам № ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей», № ИНВ-4 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных», № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» и др.

В случае выявленных расхождений между фактическим наличием материальных ценностей и учетными данными, то есть при наличии излишков и (или) недостач материальных ценностей, оформляется также «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (форма № ИНВ-26), утвержденная постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией».

При передаче материальных ценностей новому материально ответственному лицу (при увольнении работника, переводе на другую должность или др.) кроме материалов обязательной инвентаризации оформляется также акт приема-передачи товарно-материальных ценностей. В акте отражаются наименование передаваемых товарно-материальных ценностей, их количество, цена за единицу, стоимость по каждой позиции, а также реквизиты (должность, Ф.И.

О., роспись, дата) о сдаче и приеме материальных ценностей. В обязательном порядке в акте указывается дата, на которую приведены данные о наличии материальных ценностей. Основанием для заполнения данных акта могут являться итоги проведенной инвентаризации, то есть соответствующие инвентаризационные описи.

акт приема-передачи материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений — руководителем соответствующего структурного подразделения.

Представляется, что данные положения являются обязательными к исполнению при условии, что это закреплено в графике документооборота или ином локальном нормативном акте, принятом на уровне организации.

При проверке акта главный бухгалтер и (или) иное должностное лицо обязаны сверить указанные в акте данные с данными бухгалтерского учета и материалами проведенной инвентаризации. В случае выявленных расхождений руководители организации, структурного подразделения или иное уполномоченное должностное лицо организации должны быть уведомлены о необходимости принятия мер к урегулированию разногласий до даты расторжения трудового договора, перевода работника на другую должность и т.п.

Одновременно с этим руководитель кадрового органа или лицо, исполняющее его обязанности, должны быть уведомлены о необходимости заключения с новым сотрудником договора о полной материальной ответственности.

При увольнении лица, ранее занимавшего должность заведующего складом или кладовщика, проведение и оформление результатов инвентаризации, принятие решения о выявленных расхождениях, а также иные действия должны быть проведены до даты расторжения с ним трудового договора.

В ряде случаев сменяемые материально ответственные лица отказываются от участия в проведении инвентаризации, отказываются от подписи инвентаризационных ведомостей, акта приема-передачи товарно-материальных ценностей или совершения иных предусмотренных действий.

В таких случаях проведение инвентаризации и оформление ее результатов также являются обязательными, и кроме того комиссионно должны быть оформлены акты, подтверждающие отказ работника от участия в инвентаризации, подписании акта, подтверждении выявленных фактов недостачи и т.п. В оформляемых актах следует указывать, что в присутствии свидетелей (с указанием их Ф.И.О.

Читайте также  Как определяется нормативная потребность в материальных ресурсах?

, должности, места проживания) работник отказался от участия в мероприятиях, подписании соответствующих документов, а после этого также и того факта, что оформленный акт предложен для подписания работнику, но от его подписи он отказался. Обе части акта подписывают лицо, его составившее, а также свидетели.

В случае отказа сменяемого работника от подписания инвентаризационных описей и (или) акта, свидетельствующих об имеющей место недостаче материальных ценностей, за новым сотрудником закрепляются фактически наличествующие материальные ценности.

Читайте так же:  Доверенность на представление интересов организации

Как провести инвентаризацию в отсутствие материально ответственного лица

Инвентаризация хранящихся на складе (в кладовой) товарно-материальных ценностей осуществляется в соответствии с пунктами 3.15—3.

26 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, а ее результаты оформляются инвентаризационными описями по формам № ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей», № ИНВ-4 «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных», № ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение» и др.

В случае выявленных расхождений между фактическим наличием материальных ценностей и учетными данными, то есть при наличии излишков и (или) недостач материальных ценностей, оформляется также «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (форма № ИНВ-26), утвержденная постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г.

Указаний инвентаризация обязательна, в частности:- при смене материально ответственных лиц;- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества.Согласно п.п. 2.8, 2.10 Указаний при проведении мероприятий по инвентаризации имущества присутствие материально ответственных лиц обязательно.

При этом Указания не регламентируют порядок проведения инвентаризации в так называемых «нештатных» ситуациях, когда материально ответственное лицо не может принять участие в инвентаризации в силу уважительных причин, например в случае болезни.

Вместе с тем болезнь материально ответственного лица не должна препятствовать хозяйственной деятельности организации.

Инвентаризация в отсутствие материально ответственного лица

Проблема проведения инвентаризации в отсутствии МОЛ Услуги по полноценному ведению бухгалтерского учета Вашей компанииСтоимость ведения бухгалтерского учетаРассчитать точную стоимость бухгалтерского обслуживания Вашей компании Передача товарно-материальных ценностей при смене материально ответственного лица всегда должна сопровождаться проведением обязательной для таких случаев инвентаризации имущества. Таковы требования пункта 2 статьи 12 Закона о бухгалтерском учете.

Инвентаризация проводится согласно порядку, установленному приказом руководителя организации, с учетом требований приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». При этом инвентаризация проводится только в части имущества, закрепленного (числящимся) за соответствующим должностным лицом.

Порядок проведения инвентаризации имущества

В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги. Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.

По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

  • естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
  • выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
  • проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Практические функции инвентаризации

  1. Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
  2. По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
  3. Отражает практику ведения складского хозяйства.
  4. Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
  5. Профилактика правонарушений и злоупотреблений.

Обязаны проводить по закону

Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:

  • Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

  • при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
  • если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
  • когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
  • в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
  • при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
  • после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
  • при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

  • какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
  • в какое именно время это следует осуществлять;
  • перечисление видов активов, подлежащих проверке;
  • назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
  • возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

  • сплошная инвентаризация – весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
  • выборочная (внезапная) инвентаризация – переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

  1. Основные средства фирмы.
  2. Товары.
  3. Нематериальное имущество.
  4. Денежные инвестиции.
  5. Незаконченное производство.
  6. Планируемые траты.
  7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
  8. Расчеты.
  9. Резервы.
  10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

  • профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
  • участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
  • контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
  • обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
  • оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:

  • административных работников;
  • сотрудников-бухгалтеров;
  • внутренних аудиторов или независимых экспертов;
  • представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

  1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
    • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
    • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
    • установление дат проверки;
    • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
    • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
  2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
  3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
  4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
  5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
    • зачет средств (взаимозачет);
    • списание убыли;
    • оприходование излишков;
    • отнесение на виновных лиц.

Скопировать урл

Распечатать

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/poryadok-provedeniya-inventarizacii/